第一部分 Excel的基本操作

　　一、Excel的启动与退出 　　参照Word（略）。

　　二、Excel 2003工作窗口 　　进入Excel 2003工作窗口后，可以进行创建工作簿、输入数据、文本、绘制图形、数据计算等操作。 　　标题栏：位于窗口的顶部，用于显示窗口中正在运行的程序名称（MicrosoftExcel）和工作簿名称（Excel的一种文件），标题栏中的工作簿名称是当前活动工作簿名称。 　　菜单栏：位于标题栏的下面，用于显示可选择的菜单选项。 　　工具栏：位于菜单栏的下方，用图形按钮显示功能选项。单击命令按钮，可以快速执行相应命令，比使用菜单更加方便、快捷，并便于记忆。 　　名称框和编辑栏：位于工作表的上方，名称框用于显示活动单元格的列标和行号；编辑栏用于编辑、显示活动单元格的信息。当向单元格中输入数据时，在编辑栏的左端出现“输入”按钮（√）和“取消”按钮（×）。 　　工作表：名称框下方的一大片空白区域是工作簿窗口。在这里可以输入数据、进行各种运算等操作。 　　Excel 2003最基本的操作单元是单元格，若干个单元格组成工作表，若干个工作表组成工作簿。 　　1、单元格： 　　行和列相交形成的框，称为单元格。单元格是储存数据的最小单位。 　　单元格名称（或称单元格地址）：由列标＋行号组成：如A1、B5等，B5表示第2列，第5行的单元格。 　　活动单元格（或称当前单元格）：用鼠标单击某单元格，使该单元格四周出现粗线框（叫单元格指针），这时该单元格就叫活动单元格。只有活动单元格才能进行输入、编辑等。活动单元格的名称显示在工作窗左上方的“名称框”中。用键盘上的光标移动键或鼠标可以改变活动单元格。 　　2、工作表： 　　工作表由一系列单元格组成。 　　Excel的工作表是非常巨大的，我们在屏幕上所见到的只是整个工作表极小的一部分。一张工作表最多可有256列。列标位于工作表的上面，用字母表示，其顺序是“A，B，C，…IV”，行号位于工作表的左侧，用数字表示，其顺序是“1，2，3，4，……”。 　　3、工作簿： 　　若干工作表组成工作簿。一个工作簿对应一个Excel文件，文件的扩展名为.xls。一个工作簿最多可以有255个工作表。系统默认为3张：Sheet1，Sheet2，Sheet3。 　　Excel中，允许同时打开多个工作簿，进行多窗口操作：主菜单“窗口”-“新建窗口”。将几个窗口重新排列，这时每个窗口可打开一个文件。当然，当前窗口只能有一个，但可以在这几个窗口中方便地切换。 　　工作表标签栏：位于工作簿窗口的下端，用于显示工作表名。每个工作簿都可以由多个工作表组成，每个工作表都有一个标签，标签上注着工作表名，系统默认名称为：Sheet1，Sheet2，Sheet3……。按下标签栏左侧箭头按钮，可以使标签滚动。 　　状态栏：工作表标签栏下面是状态栏，如果状态栏显示的是“就绪”，表示系统正处于等待状态，可以向工作表输入数据或者选择菜单。

　　三、新建、打开、保存工作簿 　　1、新建一个工作簿： 　　启动Excel时，系统就自动打开一个名称为book1的空白新工作簿； 　　选择主菜单“文件”-“新建”，弹出对话框：常用-空白新工作簿；电子表格模板-各种样表，可以套用。 　　2、打开已有的工作簿： 　　选择主菜单“文件”-“打开”：找到存放文件的地方（即文件夹），选定文件，打开（或单击工具栏中“打开”的按钮）。 　　3、保存工作簿： 　　①新建工作簿：“文件”-“另存为”（继续编辑）。 　　②已有工作簿修改后保存：“文件”-“保存”。（也可“另存为”）（继续编辑）。 　　③退出Excel（4种方法），弹出对话框，询问“是否保存”时，回答“是”。

　　四、管理工作表 　　1、插入新工作表： 　　插入一张工作表：“插入”-“工作表”。 　　插入多张工作表：先选定多张工作表（与要插入的工作表数目相同），“插入”-“工作表”。 　　2、删除工作表：选定待删除的一张或多张工作表，“编辑”-“删除工作表”。 　　3、重命名工作表： 　　双击该工作表标签，键入新名称，如改为成绩表、设备清单等。 　　单击该标签，然后单击右键，选择“重命名”。 　　4、调整工作表次序：用鼠标左键按住一张或多张工作表标签不放，拖动鼠标到适当位置，放开鼠标。

　　五、编辑、修改工作簿 　　1、数据输入： 　　要向某个单元格输入数据，首先必须选中该单元格。向单元格输入的数据类型可以是文字型、数值型、公式、函数等。 　　①字符型数据：包括中、英文，字符串。对数字字符串（如电话号码、编号等）前面须加单引号，如0573。字符型数据在单元格里以左对齐方式显示（默认方式）。当然，你可以自己改变。 　　②数值型数据：包括数字、日期、时间、货币等。数值型数据在单元格里以右对齐方式显示（默认方式）。当然，你也可以自己改变。 　　输入数字时，如果是负数，应在负数前加上减号，如-35，或将它放在圆括号中，如（35）。 　　③向单元格中输入公式、函数时，前面须加等号“＝”：单击“编辑公式”按钮[＝]（在名称框与编辑栏之间），或直接输入“＝”，然后再输入公式（如在成绩表中计算每个学生的总分）。公式、函数在单元格中是显示计算结果。 　　2、选取一个区域： 　　区域是指工作表中一组连续的单元格。区域的范围用左上角和右下角单元的名称来表示，中间用冒号（：）隔开，如A1：C4，包括A－C列、1－4行共12个单元格。 　　①连续区域的选取：单击区域第一个单元格，拖动鼠标至区域的最后一个单元格。或选定区域第一个单元格，按住Shift键不放，再单击区域最后一个单元格。 　　②不连续区域的选取：先选中一个区域，按下Crtl键不放，再选取另一个区域。 　　③选择整列：单击列号（A、B、C、．．．．．．） 　　④选择整行：单击行号（1、2、3、、、．．．．） 　　⑤选择全表：单击左上角行列相交处的“全选”按键。 　　给选定区域命名：光标放到名称框，输入区域名，回车确认。给区域命名后，以后再次选取该区域时，只需在名称框中输入区域名即可。 　　注意：自己命名的区域名不能与单元格名称相同。 　　3、自动填充数据：利用自动填充数据功能可以快速自动填充序列数据和复制数据。 　　自动填充方法：①菜单方式“编辑”-“填充”。 　　②自动填充柄方式光标移到选定单元格右下角后变为一小黑方块，称为“填充柄”。拖动此“填充柄”可自动填充数据。 　　填充序列数据：包括数字序列、星期序列、日期序列等。 通过按住或不按Ctrl键实现等值或升序/降序填充。 　　①升序填充：从上向下或从左到右拖动填充柄。 　　②降序填充：从下向上或从右到左拖动填充柄。 　　填充重复数据：复制数据。 　　4、数据编辑： 　　4、1修改：选定单元格，直接重新输入。对于长数据，若只是部分修改，可选定单元格后，在编辑栏中修改。 　　4、2删除和清除： 　　删除：将单元格的内容、格式等全部删除，其空间位置由下侧或右侧单元格、下侧的行或右侧的列来填充。方法：“编辑”-“删除”。 　　清除：可有选择性地清除单元格的内容、或格式、或全部，但保留空间位置，只是使该单元格成为空白。方法：“编辑”-“清除”或(选定内容再按Delete键)。 　　4、3复制： 　　①利用粘贴板进行数据复制。 　　②利用拖动鼠标进行数据复制：（按住Ctrl键，光标变成箭头）。 　　③利用“填充”功能进行数据复制。 　　4、4移动： 　　①利用剪贴板进行数据移动。 　　②利用拖动鼠标进行数据移动：（光标变成箭头）。 　　③利用拖动鼠标进行数据移动插入：（按住Shift键，光标变成箭头 。 　　4、5插入： 　　行、列插入：插入位置是当前单元格的上面（行）、左面（列）。“插入”-“行”或“列”。若选定了相邻多行或多列单元格区域，则执行“插入”操作后，在选定区域的上面或左面插入同样多行或多列空白行或列。 　　单元格插入：插入位置是当前单元格的上面或左面。“插入”-“单元格”。若选定了相邻多个单元格区域，则执行“插入”操作后，在选定区域的上面或左面插入同样多个空白单元格。 　　5、单元格格式设置：“格式”-“单元格” 　　①字体、字形、字号、颜色 　　②数字显示格式：常规、数字、货币、．．．．．． 　　③对齐方式：水平对齐（快捷按钮）、垂直对齐、合并单元格（快捷按钮）。 　　④设置边框：在“边框”对话框中，先选定“线型式样”，再预置内、外边框。 　　⑤设置图案：设置单元格的底纹、颜色。 　　6、调整单元格大小： 　　快速调整列宽、行高：鼠标移到列标或行号分界线上，当鼠标变成双向箭头时，按住鼠标左键，拖动列标的右边界或行号的下边界至合适宽度或高度。 　　如果要调整多列或多行时，可先选取多列或多行，然后拖动其中任何一列或一行的右边界或下边界。双击列标的右边界或行号的下边界，可使列宽或行高与单元格中的数据宽度、高度相适合。 　　精确调整列宽、行高：选取区域，“格式”-“行”或“列”-“行高（列宽）”-在弹出的对话框中输入数字。

　　第二部分公式和函数的使用

　　使用公式和函数进行运算分析是Excel的核心，正是因为具有公式和函数功能，才使Excel在对数据进行运算、处理中发挥了强大的作用。

　　一、公式 　　公式是在单元格中对数据进运算的表达式。 　　1、公式输入 　　选取需要输入公式的单元格，键入=（等号），进入公式输入状态，然后输入所需的计算公式。如果计算中用到单元格中的数据，可用鼠标点取所需引用的单元格（若点错了，在没有输入新的运算符之前，可重新点取正确的单元格），也可用键盘输入单元格的名称。公式输完后按回车确认，Excel自动计算，并将结果显示在单元格中，公式内容显示在编辑栏中。 　　2、公式的自动填充： 　　在一个单元格输入公式后，若相邻的单元格中需要进行同类型计算，可利用公式的自动填充：选定公式所在单元格，拖动“填充柄”。 　　3、引用单元格： 　　在公式中，经常要引用某一单元格的数据，单元格的引用是使用工作表中的列标和行号，即单元格名称。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据、同一工作簿不同工作表中的数据、不同工作簿中的数据。

　　二、函数： 　　函数就是Excel中预选定义好的内置公式，如求和（SUM）、求平均值（AVERAGE）、计数（COUNT）等，我们只需将要计算的数据告诉函数，它就能计算出结果。 　　Excel2003提供了二百多个函数，分成10类。（“插入”-“函数”，拉出函数表。也可用工具栏中的“函数”按钮。）IF、COUNTIF、MAX、MIN 　　例，使用“自动求和”按钮： 　　1、先选定要求和的区域（一行一列或几行几列），按一次“自动求和”按钮，在行尾或列尾显示所求之和（根据选定区域情况而定）。 　　2、先选定要求和结果的单元格（不是区域），然后按“自动求和”按钮，在选定的单元格中出现求和函数和求和范围……

　　第三部分 数据管理和创建图表

　　一、数据排序： 　　1、简单排序：对某一列数据按“升序”或“降序”排列。 　　选取该列中的任一单元格，按工具栏中的“升序”或“降序”按钮。 　　2、复杂排序：“数据”-“排序”。选择排序关键字：主要、次要、第三；选择“递增”（升序）或“递减”（降序）；有没有标题行：有，标题行不参加排序；没有，标题行参加排序；对于汉字，在“选项”中可以选择以“字母排序”，还是以“笔划排序”。

　　二、数据筛选和查询： 　　在含有大量数据的数据表中，有时只想显示其中某些满足条件的数据。例如，只显示学生成绩表中总成绩在180分以上的数据。对于这样的要求，可以利用Excel的数据筛选功能来完成。数据筛选分为自动筛选和高级筛选。 　　1、自动筛选：只能使用数据表中某一列的条件，且对一列数据最多可以有两个条件。“数据”-“筛选”-“自动筛选”，在标题的右侧显示出下拉箭头。按列筛选。撤消筛选箭头：“数据”-“筛选”-“自动筛选”。 　　2、高级筛选：可以用两列或两列以上的条件，也可以用单列中的三个或更多的条件。设定条件区域，选定数据表中任一单元格，“数据”-“筛选”-“高级筛选”。举例说明： 　　3、使用记录单查询：“数据”-“记录单”；也可在此增加或删除记录。

　　三、创建数据图表 　　利用Excel的图表功能，能将数据以图形的方式显示在图表中，在对数据进行分析时，图表显示的结果比数据表更直观、更清晰。 　　1、创建图表 　　Excel有两种生成图表的方式，一种是嵌入图表，建立在工作表中与数据同时显示；另一种是生成图表工作表，即一张独立的图表，与数据分页显示。图表一般是根据数据表来建立的。 　　选择数据表中任一单元格，单击工具栏中“图表向导”按钮，或主菜单“插入”－“图表”，弹出“图表向导”对话框，按“图表向导”提示操作。 　　2、修改数据图表 　　启动“图表”工具条：主菜单“视图”－“工具栏”－“图表”。 　　①调整图表位置和大小； 　　②更改图表类型； 　　④添加或删除数据； 　　⑤添加数据标志； 　　⑥设置文字和区域的格式：图表区、绘图区、背景墙、图例、分类坐标轴、数值坐标轴、图表系列等。